A gyűrűs könyvek, vagy más néven gyűrűs mappák a szerkezeti kialakításuk miatt kapták a nevüket. Kihajtva őket, olyan gyűrűket találunk, amelyekbe géppel átlyukasztott dokumentumok, illetve betélapok és genothermek helyezhetők. A genothermek népszerű kiegészítőnek számítanak, mert azokban az iratok lyukasztás nélkül is tárolhatók. Mivel a gyűrűs mappák segítenek átláthatóvá tenni az irodában a vállalkozás működtetéséhez szükséges dokumentumokat, fontos, hogy a vásárlás során jól válasszunk. Ebben a cikkben a gyűrűs mappa beszerzéséhez adunk némi támpontot.
Milyen a jó gyűrűs könyv?
A gyűrűs könyvek a legtöbb üzletben eltérő vastagságban kaphatók. Az első szempont, amit ajánlott figyelembe vennünk, a rendszerezni kívánt dokumentációk mennyisége. Amennyiben általában sok irattal dolgozunk, ezek megőrzésére szélesebb gerincméretekkel bíró mappákat célszerű vásárolnunk. Az ilyen gyűrűs könyvekbe több papír tárolható, ezáltal a rendszerezés is könnyebb.
Az eltérő színek szintén segíthetnek nekünk az áttekintésben. Az egy ügyhöz tartozó mappákból szín szerint csoportokat alakíthatunk ki, így nem kell órákat kutatnunk, ha valamire szükségünk lenne. Az irodában érkező ügyfelek iratai is bármikor előkaphatók. A címketartók ugyanezt a célt szolgálják, a cserélhető címkéknek köszönhetően a mappák szükség szerint átnevezhetők, miközben pontosan tudhatjuk, milyen papírok találhatók a tárolóban.
A portörlés és a takarítás komfortosabbá tétele érdekében PVC borítású mappákat vásároljunk. Ezek külső borítása néhány mozdulattal áttörölhető, ezáltal a szennyeződések miatt sem szükséges aggódnunk.
Abban az esetben, ha több mappát használunk, érdemes egy külön polcon, vagy szekrényen őriznünk őket. A kihúzólyukakkal ellátott gyűrűs könyvek az ilyen tárolókról bármikor könnyedén előkaphatók. A gyorsasággal és átláthatósággal hasznos perceket nyerhetünk az irodában. A gyűrűs mappa mellé vásároljunk még genothermeket és betétlapokat is, amelyek mind egyszerűbbé teszik a kategorizálást.
